Како да престанете да ги водите годишните одмори во Excel?

Кога табелата сè уште е доволна

Excel е познат, флексибилен и лесен за почеток. Ако едно лице ја води евиденцијата за мал тим, барањата се ретки и сите ги разбираат истите правила, табелата може да биде сосема доволна. Не мора да менувате алатка што добро ви ја завршува работата.

Чувајте една споделена верзија, договорете кој ја ажурира и запишувајте ги одобрените датуми и преостанатите денови. Јасно утврдете ги работната недела и празниците на компанијата. И на мал тим му помага кога се разликуваат барањата на чекање од одобрените отсуства.

Проблемите најчесто се во работата околу табелата

Со растот на тимовите и одделите, табелата често станува само еден дел од евиденцијата. Едно барање е во е-пошта, друго во порака, а одобрението од менаџерот е на трето место. HR мора да ги состави тие информации пред да одговори на едноставно прашање: кој ќе отсуствува следната недела?

Размислете за промена ако постојано потсетувате за одобрувања, усогласувате различни верзии на датотеката или рачно ги проверувате преостанатите денови. Нема еден точен број вработени по кој Excel престанува да функционира. Важен е трудот што постојано го вложувате за информациите да бидат точни и достапни за соодветните луѓе.

Одлучете што треба да стане поедноставно

Барање и одлука

Со табела

Барањето се собира, а одлуката се запишува одделно.

Со Folqo

Вработените поднесуваат барања, а менаџерите и администраторите одлучуваат во апликацијата.

Преостанат одмор

Со табела

Рачно се одржуваат формули и се усогласуваат одобрените отсуства.

Со Folqo

Салдата се прегледуваат по година; одобрениот одмор што користи салдо се одзема од соодветното право.

Достапност на тимот

Со табела

Се споредуваат датуми низ редови, пораки и датотеки.

Со Folqo

Одобрените отсуства се гледаат заедно со празниците и неработните периоди на компанијата.

Заеднички процес: од барање до календар

Folqo ги обединува барањата, одобрувањата, салдата и календарот на компанијата. Годишниот одмор се користи според доделеното право. Боледувањето може да се води без однапред доделени денови или со салдо, според поставките на компанијата. Работните денови се пресметуваат според работната недела и внесените неработни датуми.

Вработените можат да го проверат својот одмор и да поднесат барање за датуми. Менаџерите и администраторите одлучуваат, а известувањата ги информираат соодветните лица. Кога е потребен документ за одобрено отсуство, може да се создаде, испечати или зачува како PDF. Документите го поддржуваат вашиот процес; компанијата останува одговорна за своите правила и потребните формалности.

Пренесете ги податоците што веќе ги имате

Најпрво зачувајте копија од оригиналната табела и проверете кои записи се актуелни. Folqo увезува вработени од Excel или CSV. Задолжителни се само името и презимето; одделот и другите поддржани информации се незадолжителни. Прегледајте ги поврзаните колони, усогласете ги одделите ако ги користите и проверете го прегледот пред потврдување.

Увозот на вработени не е општ увоз на сите историски барања за отсуство. Поддржаните полиња за право на годишен одмор и искористени денови може да се поврзат кога ги имате потребните информации за нивна проверка. Договорете датум за преминување, проверете го почетното салдо на секој вработен и по увозот користете го Folqo како главна евиденција.

Кратка проверка пред тимот да започне

1. Потврдете ги работната недела, празниците и неработните периоди на компанијата.
2. Прегледајте ги видовите отсуства, доделените денови и лицата што одобруваат барања.
3. Увезете или додајте вработени, проверете ги имињата и салдата, па испратете покани за сметки кога е потребно.
4. Испробајте барање, одобрување и проверка на календарот со луѓето што ќе го користат процесот.