Si të kaloni nga Excel te menaxhimi i pushimeve të punonjësve?

Kur një tabelë është ende e mjaftueshme

Excel është i njohur, fleksibël dhe i lehtë për t’u përdorur në fillim. Nëse një person mban evidencën e një ekipi të vogël, kërkesat janë të rralla dhe të gjithë i kuptojnë të njëjtat rregulla, një tabelë mund të mjaftojë plotësisht. Nuk ka nevojë të zëvendësoni një mjet që e kryen mirë punën.

Mbani një version të përbashkët, caktoni kush e përditëson dhe shënoni datat e miratuara dhe ditët e mbetura. Përcaktoni qartë javën e punës dhe festat e kompanisë. Edhe një ekip i vogël përfiton kur dallon kërkesat në pritje nga pushimet e konfirmuara.

Shenjat e para shfaqen te puna rreth tabelës

Kur ekipet dhe departamentet rriten, tabela shpesh është vetëm një pjesë e evidencës. Një kërkesë vjen me email, një tjetër me mesazh dhe miratimi i menaxherit gjendet diku tjetër. HR-ja duhet t’i mbledhë këto informacione për t’iu përgjigjur një pyetjeje të thjeshtë: kush do të mungojë javën tjetër?

Mendoni për ndryshim nëse vazhdimisht kërkoni miratime, krahasoni versione të ndryshme të skedarit ose kontrolloni manualisht ditët e mbetura. Nuk ka një numër të caktuar punonjësish pas të cilit Excel nuk funksionon. Rëndësi ka përpjekja e përsëritur për t’i mbajtur të dhënat të sakta dhe të disponueshme për personat e duhur.

Vendosni çfarë duhet të bëhet më e thjeshtë

Kërkesa dhe vendimi

Me tabelë

Mblidhni kërkesën dhe regjistroni vendimin veçmas.

Me Folqo

Punonjësit dërgojnë kërkesa; menaxherët dhe administratorët i shqyrtojnë në aplikacion.

Pushimi i mbetur

Me tabelë

Mirëmbani formulat dhe përputhni mungesat e miratuara.

Me Folqo

Kontrolloni bilancet sipas vitit; pushimi i miratuar që përdor bilanc zbritet nga kuota përkatëse.

Disponueshmëria e ekipit

Me tabelë

Krahasoni data në rreshta, mesazhe dhe skedarë.

Me Folqo

Shihni mungesat e miratuara bashkë me festat dhe periudhat jopune të kompanisë.

Një proces i përbashkët, nga kërkesa te kalendari

Folqo i bashkon kërkesat, miratimet, bilancet dhe kalendarin e kompanisë në një hapësirë pune. Pushimi vjetor përdoret sipas kuotës së caktuar. Pushimi mjekësor mund të menaxhohet pa kuotë paraprake ose me bilanc, sipas konfigurimit të kompanisë. Llogaritja e ditëve të punës merr parasysh javën e punës dhe datat jopune të konfiguruara.

Punonjësit mund të kontrollojnë pushimet e tyre dhe të kërkojnë data. Menaxherët dhe administratorët marrin vendime, ndërsa njoftimet informojnë personat përkatës. Kur nevojitet një dokument për pushimin e miratuar, ai mund të krijohet, të shtypet ose të ruhet si PDF. Dokumentet mbështesin procesin tuaj; kompania mbetet përgjegjëse për politikat dhe formalitetet e kërkuara.

Kaloni të dhënat që i keni tashmë

Fillimisht ruani një kopje të tabelës origjinale dhe kontrolloni cilat të dhëna janë aktuale. Folqo importon punonjës nga Excel ose CSV. Kërkohen vetëm emri dhe mbiemri; departamenti dhe të dhënat e tjera të mbështetura janë opsionale. Kontrolloni kolonat e lidhura, përputhni departamentet nëse i përdorni dhe rishikoni pamjen paraprake para konfirmimit.

Importi i punonjësve nuk është import i përgjithshëm i të gjitha kërkesave historike për pushim. Fushat e mbështetura për kuotën vjetore dhe ditët e përdorura mund të lidhen kur keni informacionin e nevojshëm për verifikim. Caktoni një datë kalimi, kontrolloni bilancin fillestar të çdo punonjësi dhe pas importit përdoreni Folqo si burimin kryesor të të dhënave.

Një kontroll i shkurtër para fillimit

1. Konfirmoni javën e punës, festat dhe periudhat jopune të kompanisë.
2. Kontrolloni llojet e pushimit, kuotat e punonjësve dhe personat që miratojnë kërkesat.
3. Importoni ose shtoni punonjësit, kontrolloni emrat dhe bilancet, pastaj dërgoni ftesa për llogari kur nevojiten.
4. Provoni një kërkesë, miratim dhe kontroll të kalendarit me personat që do ta përdorin procesin.